先日、来社したお客様との会議に出席させて頂いたのですが、その際に卓上カレンダーを頂きました。
「もう2016年になるんだなあ」と、残り５日間しかない１２月のカレンダーを見て改めて実感しました。
こんにちは！やる気元気松尾です！
突然ですが、誰かになにかを「伝える」ことは得意ですか？
これは、私が最近頭を抱えている課題なのです。
インターゾーンに入社をしてから業務に励む中でさまざまな場面で、だれかに物事を伝えることがあります。
それは、業務内容の説明であったり、計測された数値が示す意味であったり、着手中の作業に時間がかかっている理由であったり、
自分がデータを見て打ち立てた仮説の根拠であったり、データを分析してわかった内容であったり・・・と、
伝える内容は本当にさまざまで、伝える相手も毎回違うのです。
そんな中、私が頭を抱えている理由は、これまで”説明”に悩んだことがなかったからです。
どちらかというと、「話がわかりやすい」「説明上手」と言われてきた人間なので、
「誰かに話す」ということで壁にぶつかるとは思っていませんでした。
ではなぜ、伝えることが苦手になってしまったのでしょうか。
すんなりと聞き手に理解を促すことができなくなってしまったのでしょうか。
そこで、これまで「説明上手」と言われていた状況を考えてみると、
これまでの人生で、私がだれかに何かを説明する場面というのは、
聞き手にもある程度の基礎知識が備わっていることが多かったのです。
たとえば、私が塾講師のアルバイトをしていたときのことを考えると、
私から英語を教わっていた生徒は、文法、単語、品詞、といったある程度の英語に対する知識があります。
つまり英語を学びたい生徒に、私が英語を教えるとき、お互いに「基礎知識」という共通理解があります。
しかし、○○担当といったよう個々人に担当制で業務が割り振られたとき、
その業務に関して、他部署や他チームの人間になにかしらの説明をするとき、
聞き手には基礎知識や、前情報がありません。
つまりゼロベースで、私から業務についての説明を受けるのです。
このとき、私にとっての当たり前が聞き手にとっての当たり前ではなくなります。
たとえば私が作業の中で、当然のように使っているツールは、聞き手にとってはそもそも操作法すらわかりません。
では説明をするにあたって、説明事項に関わる全てを１～１０まで説明するのかというと、
それもそれで聞き手からすると、どこが重要なのかを見失います。
つまり、聞き手の状態に合わせて、適切な説明を組み立てる必要があります。
自分の中では完璧な説明を予定していても、
それを聞き手の立場から客観視をすると、全く理解の得られないものに成り得ます。
今後もたくさんの方にお話をする機会に恵まれるかと思います。
「聞き手」という千差万別な対象に合わせて、どこが要点になるのか、どのレベルの説明が必要なのか。
そういった視点を加味した、説明内容になっているかを確認する手順を加えることを心がけます。