繁忙期間近！車検のご案内電話に必要な時間を簡単に計算する方法 │ CRMのクラウドシステムgNOTE

車検の案内電話をやり切る為に必要な時間を計算する方法【動画：約4分】

今回のテーマは「車検の電話フォロー」です。
そろそろ繁忙期に車検満了を迎えるユーザーに電話案内を開始する時期ではないでしょうか？
対象となるユーザーが多い分、電話をやり切れなければ大きな機会損失になってしまうので、現時点で電話案内がやり切れる体制になっているのか？確認をしておいた方がいいですよね。

という訳で今回は「自社で電話をやり切る為にどれくらい時間が必要なのか？を簡単に計算出来てしまう方法」をご紹介します。動画を観終わる頃には自社のリソースが足りているのか足りていないのかが確認出来ていると思いますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. 計算に必要な3つの情報
2. 必要時間を求める方程式
3. まとめ
4. 無料お役立ち資料のご案内

計算に必要な3つの情報

計算に必要な3つの情報を説明していきます。

①今月電話案内をする対象のリスト数
普段お店では、1ヶ月の中で複数の満了月のお客様に、異なった目的の電話をされていると思いますので、対象のリスト数は「コール目的×対象リスト数」で整理するようにしましょう。
例えば、車検満了6ヶ月前、3ヶ月前、1ヶ月前に日程決めの電話をする場合は、それぞれで対象リストが何件いるのか？を把握しましょう。

②電話が完了するまでに必要な平均電話回数
これは「3回」にしておきましょう。
電話の成果を大きく左右するのが「つながり率」です。本人とどれだけ話が出来たのかという割合のことです。対象リストに対してつながり率を80％まで引き上げる為には、1リスト当たり電話がつながるまで最大6回は電話をする必要があります。
中には1回目の電話で繋がるリストもいれば、5回目の電話で繋がるリストもいるので、平均の電話回数は「3回」としておきます。

③1時間当たりに電話ができる件数
ほとんどのお店がある程度まとまった時間を確保して電話を実施されていると思います。
普段電話をする中で、電話をされているスタッフの皆さんが、1時間あたりにどれだけ電話をかけられているかを把握しましょう。

以上、この3つの情報をこれから紹介する「方程式」に当てはめて「電話をやり切る為に必要な時間」を計算していきます。

必要時間を求める方程式

電話をやり切る為の必要時間を求める方程式はこちらです。
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【1】①　×　②　＝　電話回数
【2】電話回数　÷　③　＝　必要時間
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まず始めに「①電話案内する対象の顧客数」と「②電話が完了するまでに必要な平均電話回数」をかけ合わせて、電話を完了させるのに必要な電話をかける回数を算出します。
仮に今月300件のお客様に電話をするとしたら、300件×3回で900回電話をかける必要があるという事ですね。

最後に「電話回数」を「③1時間当たりに電話ができる件数」で割ってあげると、電話をやり切る場合に必要な時間が分かります。
仮に今月300件のお客様に電話をするとしたら、900回の電話をかける必要がありますが、1時間あたりに10件の電話が出来るとしたら、電話をする時間を90時間は確保できていないと電話はやり切れないという事です。

まとめ

電話をやり切るうえで自社のリソースは足りていたでしょうか？
当月のみならず、翌月や1年を通した予測を立てておけば、あらかじめ体制の準備も出来ますよね。

最近は、自社だけだと電話をやり切れないという事で、一部の電話をアウトソーシングされるお店も増えてきています。当社も自動車業界に特化をしたコールセンターを運営していますが、実際にご利用されている会社様からは「最初は躊躇したけど、結果的には成果だけでなくコスト面でも自社で電話をするより安く抑えられている！」という感想を多く頂いております。

もちろん当社に電話を任せて頂くのは嬉しいのですが、まずは自社のリソースが必要時間に対して足りているのか？足りていないのか？ぜひ確認されてみてください。ぜひ一緒に繁忙期に向けた準備を進めていきましょう。