来店受付を自動化して受電件数を大幅に削減する方法【動画：約4分】

今回は「お店に掛かってくる電話を半分以上減らせる方法」を、前編と後編の2本立ての動画でお送りしていきます。

電話って結構大変ですよね、、対応をするのに時間も掛かりますし、何より仕事の手を止めて対応しないといけないので「電話が多くてなかなか来店客との商談に集中できない！」と相談を下さる会社様が沢山いらっしゃいます。

ズバリ！結論から申し上げると「ユーザーが勝手に予約をしてくれる環境を作る」という事が必要になります。前編の動画では、ユーザーが勝手に予約をしてくれる環境を作る為に、「具体的に何をすればよいのか？」をご紹介していきますので、ぜひ最後までご覧ください。

受電の約70％はサービスの予約に関する電話

日ごろどんな電話がお店に掛かってきているのか？実際にとあるお店で計測をしてみました。
その結果、約70％が車検やオイル交換などのサービスの予約に関する電話だったんですよね。
「オイル交換の予約をしたいんですけど～」「この日は空いていますか？」などの電話ですね。

この予約に関する電話が発生しない仕組みを作れれば、フロントの皆さんが電話応対する負担が軽減出来て、より接客に集中できる環境を作る事が出来ますよね。それではこの電話が発生しない仕組みを作る為にはどうしたらよいかというと、、予約受付をWEBカレンダー化する事をお勧め致します。

車検やオイル交換などのサービスごとに、お店の空き状況を〇✕のカレンダーにして、ユーザーに公開するという事です。そうすると、ユーザーは自分のスマホでいつでも空き状況を確認出来て、お店に電話をすることなく予約が出来るようになるんですよね。

楽天トラベルやゴルフ場、美容室などなど、今やこの予約カレンダーは当たり前の時代になりまたよね。まずは予約受付のカレンダー化、ぜひ進めていきましょう。

予約受付をカレンダー化するだけでは不十分

ここで注意した方がいいのは、ただ予約受付をカレンダー化しただけでは、電話は減らないという事なんですよね。

実際に、サービスの予約受付をWEBカレンダー化しても、受電件数を10％も減らせていないお店もありました。別のお店では約80％の受電を削減出来ているお店もあったんです。両店舗ともサービスのWEBカレンダー化はしているのに、なぜこんなに差が出るのか？って思いますよね。
実は、電話を50％減らせているお店では、予約受付をカレンダー化したうえで、とある「仕掛け」をしていたのです。

予約を促す＝予約カレンダーの通知

どんな仕掛けをしているかというと「予約カレンダーをユーザーに通知」するという取り組みをしています。具体的には、車検や点検時期のお客様に対して、SMSやアプリを通じてお知らせと一緒に予約カレンダーも送ってあげるという事ですね。

予約カレンダーを設置しただけだと、結局ユーザー自身がネットで探してもらわないとカレンダーにはたどり着けないですよね。そうするとユーザーからの「予約を待つ」事になるので、ユーザーに使われないカレンダーになってしまうんですよね。

通知という仕掛けをしてあげると、予約を待つのではなく「予約を促す」事になるので、ユーザーに使ってもらいやすい状態を作れる訳です。ぜひ「ユーザーに予約を促す活動」を意識して、予約カレンダーを活用してみてください。後編の動画では、実際に電話業務を50％削減しているお店の取り組み事例を紹介します。

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